Статии

Мястото където можете да научите повече за CRM бизнес решенията – анализи, мнения, новини и предстоящи събития.

15 януари 2018

Как да подготвите Вашият CRM и Маркетингов списък за GDPR

Както вероятно вече сте чули, 25 май 2018 г. ще бъде деня, в който новите “Общи разпоредби за защита на данните” (GDPR) ще влязат в сила в целия Европейски съюз. Tова ново законодателство може да повлияе върху начина, по който вашата организация обработва лични данни на клиентите.

Днешното дигитално работно пространство се развива мълниеносно, оперирайки с повече лични данни, отколкото сме виждали. Това означава, че защитата на данните на потребителите става все по-сложна задача. Предшественикът на GDPR е създаден през 1995 г., и е предвиден да се бори с напълно различен обем данни. Оттогава платформи като Facebook и Twitter революционизират начина, по който потребителите предлагат своите лични данни чрез интернет. GDPR служи за защита на индивидуалните права в светлината на съвременната технология и бъдещите нововъведения.
И така, какво ще трябва да промените във вашата организация? За начало има няколко процеса, които може да се наложи да добавите, за да отговаряте на стандартите за съответствие, като например вградените настройки за поверителност във вашите дигитални продукти и услуги, рутинни оценки на поверителността, актуализирани методи за получаване   на лични данни и клиентски комуникационен протокол в случай на нарушение.

За да сте сигурни, че фирмата ви е готова за тази нова ера на защита на данните и за да избегнете неприятни изненади, следвайте тези 6 стъпки. Те трябва да ви помогнат да гарантирате, че дейността Ви отговаря на предстоящия GDPR.

Стъпка 1: Запознайте се с предимствата на GDPR

Реализирането на процесите може да бъде голямо предимство за бизнеса във всеки сектор. То премахва неефективността и увеличава производителността, което оказва положително въздействие върху крайния резултат. GDPR ще изисква от всички компании в ЕС да използват една и съща ефективна система за обработка на данни, като създават съгласуваност и последователност, когато много организации взаимодействат помежду си. Това ново законодателство определя стандарта за защита на личните данни, който е от полза както за компанията, така и за потребителя.

Стъпка 2: Научете новите правила

За да отговаряте на новите критерии на GDPR, трябва да
разбирате промените. Отделете няколко минути и се запознайте с някои от основните правила, към които фирмата ви ще трябва да се придържа.

· Критерии за съгласие: Прочитали ли сте изцяло критериите за съгласие на компания, различна от вашата собствена? Вероятно не, тъй като тези страници са изпълнени с правен жаргон и изискват време за разчитане.
Новите условия гласят, че исканията за съгласие трябва да бъдат ясни, лесно достъпни, написани на ясен език и също толкова лесно за клиента да има възможност да оттегли своето съгласие.

С GDPR единственият легитимен начин за събиране на лични данни от вашите клиенти е чрез тяхното ясно и доброволно потвърждаване. Премахнете предварителната маркировка на полета и вместо това позволете на клиентите да ги маркират сами. Същото важи и за правилата за поверителност. Направете ги ясни, четими и осигурете място, където клиентът може или да потвърди, или да отрече съгласието си с тях.

· Право на възражение: Това правило налага на клиентите правото да избират по какъв начин тяхната информация може или не може да бъде използвана. Дружествата използват данните на клиентите си по всякакъв начин, независимо дали става въпрос за определяне на маркетингова стратегия, за абониране за фирмен бюлетин или профилиране на демографски данни с цел планиране. Досега компаниите не бяха задължени да споделят с клиентите как се използват данните им. С новите стандарти, наложени от GDPR, това става необходима стъпка.

Комуникирайте с клиентите си, преди да използвате данните, като им позволите да изберат дали да предоставят информацията си по маркетингови причини. Достигнете до клиентите си и им дайте възможност да получават имейли от компанията. Във Вашия CRM  разделете списъците за абонаменти, според това, за което вашите клиенти са се записали.

· Защита на децата: При GDPR е забранено събирането на данни за непълнолетни. Децата под 16-годишна възраст се нуждаят от родителско съгласие за да предоставят лична информация.

· Правото да се забрави: Досега компаниите бяха съсредоточени върху получаването на информация за клиента, без да обръщат внимание на премахването на тази информация по негово искане. Новите насоки на GDPR гласят, че клиентите могат да изберат да изтрият информацията си изцяло от фирмената ви система. Ще се наложи адаптиране на Вашия CRM, за да се определи кои клиенти биха искали да упражнят това си право.

· Право на корекции: Изискването означава вписаните данни да могат да бъдат променяни или коригирани. Клиентите могат да поискат потвърждение, че данните, които са предоставили на дадено дружество, са пълни и точни и да изберат да правят промени, ако сметнат, че е необходимо. Уверете се, че вашият CRM е приспособен да направи тези промени, когато това се налага. Тази промяна ще изисква и процес за уведомяване на клиентите, когато данните им са променени, така че клиентът и фирмата да знаят кой каква информация притежава.

· Право на преносимост: Това ново правило позволява на клиентите да получават и предават своите лични данни от един администратор към друг, създава по-малко неприятности и е
допълнително удобство.

Стъпка 3: Прегледайте начина, по който събирате и обработвате данни

Може да е необходимо фирмата Ви да предприеме няколко допълнителни стъпки при обработването на данни. Идеята е, че в допълнение към предоставянето на по-ефективна обработка чрез анализ на данни трябва също така да защитите данните на клиентите във вашата компания.

Сега, вместо да маркирате информацията като “неизползваема” в CRM, тази информация трябва да бъде изтрита изцяло. Освен това, правилата ще изискват да имате юридическа обоснованост защо имате определени данни за клиентите и как сте ги получили. Това ще попречи на компаниите да събират повече информация, отколкото им е необходима. За да изпълнявате правилно този процес, актуализирайте своя CRM, за да приложите тези механизми автоматично, като не оставяте сиви зони, когато става дума за защита на данни на клиентите.

Стъпка 4: Отървете се от всички процеси, за които нямате съгласието на клиента

Както може би сте предположили, новите приоритети при събиране на данни са съгласието и защитата. Към 25 май 2018 г. компаниите вече не могат да използват предварително маркирани кутии за получаване на информация за клиентите. Осигуряването на съгласие сега изисква “ясни утвърждаващи действия”. Ще е нужно да ги обсъдите с технологичните си доставчици и уеб дизайнерите, за да сте сигурни, че ще разберат и спазват новите стандарти на GDPR. Ако фирмата Ви е получила повечето от данните си чрез предварително маркирани кутии, ще трябва да рестартирате маркетинговите си техники.

Стъпка 5: Ре-дизайн на поверителността

Тази концепция ще се превърне в законно изискване фирмите да включат мерки за защита на данните в оригиналния дизайн на техните системи. Като част от това, трябва да съхранявате само данните, които са наистина необходими, и трябва да са достъпни само за тези, които се нуждаят от тях за обработка. Този ре-дизайн може да се почувства като голямо количество допълнителна работа за вашите програмисти, но предприемайки превантивни мерки, за да се съобразите с новите стандарти на GDPR, ще спестите време и пари.

Стъпка 6: Бъдете наясно с последиците от неспазването

Придържането към новите правила на GDPR ще има много благоприятни последици както за клиентите, така и за компаниите. Въпреки това санкциите за неспазване могат да бъдат тежки. В зависимост от нивото на нарушение и свързаните с него фактори, глобите могат да достигнат до 4% от годишния глобален оборот или 20 милиона евро, в зависимост от това кое е по-голямо. Определящите фактори ще включват степента на взаимодействие с дружеството, вида на включените данни и дали престъплението е умишлено или в резултат на небрежност.

Вече трябва да имате по-ясно разбиране за промените, които можете да очаквате. През следващите месеци, вашето дружество ще трябва да следва тези стъпки и да извърши всички необходими промени, за да се гарантира, че сте в съответствие с новите правила.

Как да подготвите Вашият CRM и Маркетингов списък за GDPR
Предишна публикация Следваща публикация